Цели и задачи курса

Основная цель курса: подготовка слушателей применению системы организации учета и хранения подлинников документов предприятия ЛОЦМАН-Архив.

Основные задачи курса:

• Сдача и приемка документов в архив (регистрация, контроль, учет).
• Проведение изменений в архивных документах.
• Учет выдачи копий абонентам.
• Сканирование документов.
• Быстрый поиск документов (по инвентарному номеру,поиск оригинала, поиск подлинника).
• Изучение и отработка типовых алгоритмов работы в системе работников архива и пользователей архива (с учётом их должностных обязанностей).
• Настройка программы под стандарты предприятия и предпочтения пользователей.

Требования к первоначальной квалификации сотрудников

• Сотрудники должны уверенно владеть базовыми навыками и приемами работы с MS Windows:
  • владеть навыками работы с ОС Windows;
  • базовые знания о настройке операционной системы Windows;
  • уметь управлять файлами и папками документов;
  • знание предметной области.
• Знание предметной области (работа службы учета технической документации).

Ожидаемые результаты обучения

Результатам обучения является повышение эффективности работы специалистов отдела технической документации за счет применения системы организации учета и хранения подлинников документов предприятия ЛОЦМАН-Архив.

Содержание курса

Тема 1. Общие сведения

• Основные понятия.
• Объекты архивной базы данных.
• Роли пользователей при работе с архивом.

Тема 2. Управление инвентарными книгами, нумераторами, абонентами

• Создание и настройка инвентарных книг, нумераторов, абонентов.

Тема 3. Приёмка комплекта документов, разработанных в Системе, в архив по заявке

• Создание заявки на регистрацию документов.
• Прием заявки Работником архива.
• Проверка комплектности при приемке документов в архив.
• Выбор инвентарных книг.
• Формирование списка абонентов.
• Регистрация комплекта документов в архиве.

Тема 4. Приёмка комплекта документов, разработанных в Системе, в архив без заявки

• Проверка комплектности при приемке документов в архив.
• Выбор инвентарных книг.
• Формирование списка абонентов.
• Регистрация комплекта документов в архиве.

Тема 5. Создание и приемка документов, разработанных вне Системы

• Регистрация документов на бумажном носителе.
• Создание и регистрация электронной копии с сканированным файлом.

Тема 6. Работа с копиями архивных документов
Создание заявки на выдачу копий.

• Прием заявки на выдачу копий Работником архива.
• Формирование заявки (наряда) на печать.
• Уведомление Начальника КМЦ.
• Прием и обработка заявки на выдачу копий.
• Начальником КМЦ.
• Уведомление работника архива о готовности распечатанных копий.
• Выдача копий документов.
• Отклонение заявки на выдачу копий.
• Работником архива.

Тема 7. Карточка абонента и Карточка документа

• Формирование отчета Карточка Абонента.
• Формирование отчета Карточка Документа.

Тема 8. Возврат документов в архив

• Формирование списка представителей абонентов.
• Выбор документов для возврата в архив.
• Отчет о процессе возврата документов в архив.

Тема 9. Проведение изменений в архивных документах

• Создание заявки на сдачу изменений;
• Приемка комплекта изменений в архив;
• Создание заявки на выдачу копий извещений и измененных версий документов;
• Формирование заявки (наряда) на печать;
• Уведомление Начальника КМЦ;
• Прием и обработка заявки на выдачу копий
• Начальником КМЦ;
• Уведомление работника архива о готовности распечатанных копий;
• Выдача копий документов;
• Выдача бумажных подлинников документов для внесения изменений;
• Возврат документов, после внесения изменений;
• Отклонение заявки на сдачу изменений в архив.

Тема 10. Быстрый поиск документов

• Поиск по инвентарному номеру.
• Поиск оригинала.
• Поиск подлинника.

Тема 11. Итоговый контроль знаний